Congress Network Finland ry:n 27.5. järjestämässä webinaarissa Tulevaisuuden kongressit pureuduttiin tieteellisten kongressien järjestämiseen. Pääosin eri alojen tieteentekijöistä koostuneessa paneelissa virisi aktiivinen ja kantaaottava keskustelu koronavuoden myötä osin tiedepiireissäkin käyttöönotetusta hybridikokousmallista.
Tieteentekijöitä kuunnellessa voi todeta, että hybridikokoukset eivät tule syrjäyttämään perinteistä tapaa järjestää kongresseja, vaikka edeltävä vuosi onkin vauhdittanut hybridikokousten nousukiitoa.
Panelistit antavat ison merkityksen kasvokkain kohtaamisille. Kohtaamisen koetaankin olevan merkittävä osa, jollei tärkein anti kongresseissa. Verkostoitumisen mahdollisuudet hybridikongresseissa koetaan rajallisiksi:
”Tieteellinen vuoropuhelu on myös oppimistilanne, tämä puuttuu virtuaalisessa maailmassa täysin”, sanoo professori Jan Lundell Jyväskylän yliopistosta.”
”Verkostoituminen ja ajatusten jakaminen on todella tärkeää. Yhteisöllisyys ja satunnainen kohtaaminen ja keskustelut jäävät hybridikongresseissa kokonaan pois”, täydentää Ilmatieteen laitoksen ryhmäpäällikkö Maria Genzer.
Myös hybridimallin kustannukset ovat aiheuttaneet järjestäjille päänvaivaa. Muiden muassa osallistujamäärän arviointi ja sitä kautta budjetointi ovat osoittautuneet haastaviksi.
”1000 henkilön konferenssissa ei ole mahdollista malli, jossa 300 olisi paikalla ja 700 olisi etänä. Tämä ei ole taloudellisesti mahdollista järjestää, sillä konferensseissa kongressin kulut tulee kattaa osallistumismaksuilla. Lähikonferenssimaksut eivät olisi riittäneet kulujen kattamiseen”, pohtii Genzer.
Tulevaisuudessa kongressien järjestäminen on monimuotoista
Puolitoistavuotinen etätyöskentely on opettanut meille keinoja kohdata virtuaalisesti. Kaikki merkit viittaavat kuitenkin siihen, että ”etäily” ei tule jäämään ainoaksi pysyväksi muodoksi, vaan ihmisillä on tarve kohdata kasvotusten.
Poikkeuksellinen aika on kuitenkin avannut uusia teknisiä mahdollisuuksia. Tulevaisuudessa kongressien järjestäminen tulee olemaan todennäköisesti monimuotoisempaa ja kehitettävää löytyy kosolti budjetoinnissa, osallistamisessa ja paikallisten kongressijärjestämismallien kehittämisessä.
Perinteistä mallia suositaan, mutta hybridimallille annetaan myös sijaa. Hybridimallin nähdään tuovan pienempien kokousten järjestämiseen myös uusia mahdollisuuksia:
”Koulutus voi olla nyt yhdistelmä, eli osa saadaan koulutettua virtuaalisesti ja osa fyysisesti. Fokusoidut kokoukset voidaan järjestää virtuaalisesti ja isommat livenä, toteaa Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin sairaanhoitaja ja auktorisoitu haavahoitaja Maarit Ahtiala.
Samalla näkökannalla on myös professori Marko Huttula Oulun yliopistosta:
”Hybridikokoukset voivat olla jonkin fokusoidun aiheen alla, mutta isommat kongressit ovat jatkossa paikan päällä.”
Hybridit mahdollistavat myös kongressien sisällöllisen kehittämisen ja kongressin saavutettavuuden heille, jotka eivät muutoin pääsisi paikalle:
”Aina ei ole mahdollista lennättää luennoitsijoita paikalle Australiasta tai USA:sta. Hybridimalli mahdollistaa nyt tämän. Henkilöt, jotka eivät muutoin pääsisi taloudellisista syistä osallistumaan, voivat osallistua”, uskoo Ahtiala.
Lähitapaamisia tarvitaan
Eräiden tieteellisten hallitusten ohjausryhmät ovat muodostaneet kantansa ja näkevät perinteisen mallin toimivan parhaiten:
”Tieteellisen kongressin ohjausryhmässä on linjattu, että kongressi järjestetään ‘onsite’ tai ei ollenkaan”, kertoo Huttula.
Lundell on mukana neljän tieteellisen kongressin hallituksessa ja kertoo, että kongressit tullaan järjestämään paikan päällä, jos vain mahdollista.
”Lähitapaamisia tullaan suosimaan yli kaiken muun”, hän painottaa.
Konferenssi- ja tapahtumapalveluiden päällikkö Tiina Kosunen Helsingin yliopistosta näkee hybridikongresseissa olevan vielä paljon kehitettävää tulevaisuudessa:
”Hybridikongressit voisivat koostua eri osioista; osaa ohjelmasta voisi avata etänä, jolloin hekin, jotka ovat paikan päällä, olisivat etänä kukin omasta paikastaan”, pohtii Kosunen.
Kuopin kaupungin markkinointijohtaja Kirsi Soininen uskoo kasvokkain kohtaamisilla olevan erityinen merkitys jatkossa. Soininen uskoo myös niiden kaupunkien olevan vahvoilla, joilla on pisimälle viedyt palvelupolut kongressijärjestäjille.
Se on varmaa, että muutos on täällä ja vaikuttaa niin kongressin järjestäjiin ja laajalti palveluntarjoajiin. Tulevaisuus näyttää, kuinka ison sijan hybridimalli tulee samaan perinteisen kokousten rinnalla.
Tilaisuuden fasilitoi digitaalisen matkailuliiketoiminnan tutkimuspäällikkö Juho Pesonen Itä-Suomen yliopistosta. Webinaariin osallistui noin 80 henkilöä eri puolelta Suomea. Palauteraportin mukaan tilaisuus sai erinomaisen arvosanan.
Webinaarin tallenne on nähtävissä täällä.
Teksti: Riina Aikio
