Teksti Riina Aikio
”Kun otin päävastuun puoluekokouksen järjestämisestä, en osannut kuvitellakaan, mitä olisi odotettavissa.” kertoo Oulussa 4.–5.9.2020 järjestetyn Keskustan puoluekokouksen järjestelyistä vastannut järjestökehittäjä Sanna-Mari Talala.
Näihin ajatuksiin on jokaisen tapahtumajärjestäjän ollut helppo samaistua: kukaan ei osannut ennustaa pandemiaa ja sitä, miten se tulisi tapahtuma-alaa ja järjestäjiä koettelemaan. Kaikista lukuisista muutoksista ja epävarmuustekijöitä huolimatta kokous Oulussa oli onnistunut.
Alun perin Vantaalle kesäkuun alkuun suunniteltu kokous siirtyi keväällä tehdyssä päätöksessä pidettäväksi Ouluun. Oulu on sitkaasti hakenut Keskustan puoluekokousta järjestettäväksi jo vuodesta 2014 alkaen. Tarjouskilpailun voittanut Oulu tarjosi järjestäjille mahdollisuuden toteuttaa terveydelle turvallinen kokous.
”Uudessa suunnitelmassa lähdimme hakemaan erityisesti turvallisen kokouksen mallia”, kuvailee Talala.
Ouluhallin vahvuutena oli muiden muassa se seikka, että tila mahdollisti kaikkien toimintojen järjestämisen yhden katon alla 2700 hengelle turvavälit huomioiden.
”Ouluhallissa oli kokonaispaketti kunnossa”, perustelee Talala.
Viimeisin versio kokouksen järjestämisestä tehtiin 13.8., eli vain kolme viikkoa ennen h-hetkeä. Päätöstä edelsi neljä eri Ouluhallin pohjapiirrosmallia ja suunnitelmaa. Tämä kertoo siitä realismista, jonka valossa suurkokous poikkeusoloissa järjestettiin. Perinteisestä yhden paikan kokoustamismallista siirryttiin maakuntamalliin, jossa käyttöön otettiin 15 aluepistettä. Menettelyllä halutiin taata se, että jokainen pääsisi osallistumaan ja seuraamaan kokousta ilman, että tarvitsisi matkustaa.
Erityisen jännitysmomentin järjestämiseen toikin juuri hybridimalli, jossa pääkokouspaikan lisäksi kokous toimisi samanaikaisesti eri pisteessä ympäri Suomen. Jännitys osoittautui turhaksi, sillä raahelainen Tuupa Records Oy, oululainen Saha Prod Oy ja CNF ry:n verkostossakin toimiva Oulun Kongressitekniikka Oy hoitivat kokouksen tekniikan ja kuvausten tuottamisen mallikkaasti omia valtakunnallisia verkostojaan hyödyntäen. Pelkästään aluepisteet työllistivät yhteensä noin 30 ääniteknikkoa ja työntekijää.
Itse pääkallopaikalla Oulussa kokouspaikka jaettiin 500 henkilön lohkoihin, saatavilla oli käsidesiä ja kasvomaskeja kokousvieraita turvaamaan. Poikkeusolojen kokouksen järjestäminen on vaatinut myös erityisen tehokasta viestintää. Ennakkoilmoittautumisiin ja viestimiseen kokokseen käytössä oli CNF ry:ssäkin vaikuttavan Prospectum Oy:n tapahtuman hallinta- ja viestintäpalvelu Eventos.
Järjestäjälle tilanne on ollut koetteleva, sillä ohjeistus tapahtuman järjestämiseen on muuttunut noin kahden kuukauden välein. Pohjapiirroksen muuttuessa neljättä kertaa on ydintiimin pelattava erityisen hyvin yhteen. Poikkeusolojen kokousta järjestettäessä kaupungin, Oulu Convention Bureaun, asiantuntija-apu on ollut erityisen tärkeä.
”Ei ole ollut mitään sellaista kysymystä, jonka vuoksi olisin jättänyt soittamatta OCB:lle. Aina olen saanut vastauksen”, kiittelee Talala.
Myös tapahtuman turvallisuudesta vastanneelta oululaiselta New Flow Services Oy:ltä kokouksen järjestäminen on vaatinut ketteryyttä.
”Meillä oli vain muutama viikko aikaa organisoida tapahtuman turvallisuus, sillä muutosten myötä turvallisuussuunnitelma meni viisi kertaa uusiksi”, selventää kokouksen turvallisuudesta vastannut Henri Tahkola.
Seuraavaksi Talalan työlistalla on muun muassa puoluekokouksen järjestämisen käsikirja, johon Oulun kokous antoi hyviä aineksia.
”Kokouspaikkaa valittaessa hinta ei saa olla päällimmäinen arviointiperuste, esimerkiksi nettiyhteyksien on toimittava molempiin suuntiin, kun striimiä tehdään. Enää ei riitä, että todetaan, että wifi löytyy”, painottaa Talala. ”Nettiyhteyksin ja tekniikan toimivuuden lisäksi riskien arviointia ja peruutusehtoja tullaan jatkossa arvioimaan suurennuslasilla.”
”Erityisen kiinnostavaa on seurata, miten kansainväliset kongressit muuttuvat. Lisääntyvätkö maakohtaiset etäkokoukset, joista osallistutaan etäyhteyksin päätapahtumaan”, miettii Tahkola.
Se on varmaa, että hybridimalli on tullut jäädäkseen, uskovat tuoreiden kokemustensa perusteella Talala ja Tahkola.
Millaisissa kokouspaikoissa puoluekokoukset järjestetään tulevaisuudessa? Mitä odotuksia suurkokouksen järjestäjällä on palveluista ja tekniikasta? Mitä odotetaan destinaatiolta ja yhteistyötä? Tästä kuulemme lisää Sanna-Mari Talalalta ja Henri Tahkolalta verkostomme syyspäivillä 5.10. paikalla Långvikissa ja etäyhteyksin.
Kuvassa Sanna-Mari Talala ja Henri Tahkola
