Suomessa järjestettiin vuonna 2019 enemmän kongresseja kuin koskaan aiemmin. Suomi on uusi ja kiinnostava vaihtoehto kongresseille, jotka on jo järjestetty Euroopan suurissa kaupungeissa.
– Tuleville vuosille on vahvistunut jo lukuisia kansainvälisiä kongresseja eri kaupunkeihin ympäri Suomea. Etenkin suurimmat kongressit päättävät tulevista isäntäkaupungeista jo vuosia etukäteen, jotta ne pystyvät varmistamaan itselleen sopivat tilat ja tarvittavan määrän majoituskapasiteettia sekä markkinoimaan kongressia hyvissä ajoin etukäteen, kertoo Finland Convention Bureaun kongressipäällikkö Ines Antti-Poika.
Tämän vuoden vilkkain sesonki ajoittuu koko maassa huhtikuun lopulta lokakuulle. Turkuun, Tampereelle ja Helsinkiin on vahvistunut kymmenkunta Suomen mittakaavassa suurta kongressia tälle vuodelle.
– Hyvät referenssit puhuvat puolestaan. Kongressinjärjestäjät vaihtavat tietoa ja suosituksia toimivista kohteista. Suomessa on erittäin hyvä hinta-laatusuhde, mutta mielikuva Suomen kalleudesta elää edelleen vahvassa. Markkinoinnissa me korostamme kuitenkin sitä, että Suomessa hinnat ovat läpinäkyviä eikä hinnoissa ole piilokuluja. Asiakas siis tietää mistä maksaa, eikä yllättäviä kuluja ilmene jälkikäteen.
Yksi haasteista on Antti-Pojan mukaan se, että tilastojen ja vertailujen valossa Suomi on tunnettu ja suosittu kongressimaa, mutta monet järjestäjät eivät vielä tunne Suomen kongressikapasiteettia tarpeeksi hyvin.
– Joudumme korjaamaan virheellisiä ajatuksia siitä, että Suomi ei voisi isännöidä esimerkiksi useamman tuhannen hengen kongresseja. Töitä riittää siis vielä tehtäväksi tunnettuuden parantamiseksi.
Erityisesti Helsingissä majoituskapasiteetti kasvaa jatkuvasti ja uusia hotelliprojekteja on käynnissä useita.
– Tähän mennessä majoituskapasiteetti on osoittautunut kynnyskysymykseksi ainoastaan mammuttimaisten kongressien hakuprosessien yhteydessä. Silloin puhutaan jo noin 15 000 osallistujan tapahtumista, joiden järjestäjät haluavat olla varmoja, että kaikille osallistujille pystytään takaamaan majoitus tapahtuman ajalle. Ensisijaisesti järjestäjää tietenkin kiinnostaa sopivien kokouspaikkojen tarjonta.
Roskakävely rocks
Trendi numero yksi on vastuullisuus.
– Suomessa puhutaan vastuullisuudesta erittäin laajassa merkityksessä: se käsittää ympäristön lisäksi myös sosiaalisen ja taloudellisen, sosiokulttuurisen ja eettisen vastuun. Yleisölle ja opiskelijoille avoimet luennot tukevat kongressin vastuullisuustoimintaa ja tuovat kongressin ja sen sisällön näkyväksi paikalliselle väestölle; tämän trendin soisi laajentuvan entisestään. Kun Suomeen saadaan maailmanluokan puhujia, heitä kannattaa hyödyntää mahdollisimman laajalle yleisölle.
Kongressien kesto on lyhentynyt ja tapahtumiin ilmoittaudutaan koko ajan myöhemmin ja myöhemmin. Moni tekee päätöksen kongressiin osallistumisesta vasta hyvin lähellä tapahtuman ajankohtaa.
– Kongressit ovat lyhyempiä ja ohjelmaltaan tiiviimpiä kuin aiemmin. Yli viiden päivän mittaiset tapahtumat vähenevät ja kahden tai kolmen–neljän päivän tapahtumien määrä kasvaa.
Antti-Poika kertoo, että ohjeisohjelman osalta suosiotaan nostavat aktiviteetit hyväntekeväisyyselementillä.
– Kongressien aikana järjestetään paljon erilaisia kaupunkikierroksia, teemallisia kierroksia sekä ohjelmaa jossa on mukana jokin hyväntekeväisyyselementti. Monet kongressit sisällyttävät ohjelmaansa esimerkiksi aamulenkin tai muun juoksutapahtuman, jonka tuotto lahjoitetaan hyväntekeväisyyteen tai jollekin paikalliselle toimijalle. Kongressivieraat voivat myös osallistua ”roskakävelyyn” tai muuhun vapaaehtoistyöhön. Tällaisia ideoita ja tuotteita tarvitaan jatkuvasti lisää.
Kongressit ovat yliopiston valuuttaa
Antti-Poika kertoo, että kongressien saaminen kaupunkiin vaatii kovaa työtä.
– Suomalaisten kaupunkien Convention Bureaut tekevät todella arvokasta työtä. Niillä on laajat verkostot niin kokous- ja tapahtumatoimialalle kuin yliopistomaailmaankin. He voivat toimia yhdistävänä linkkinä näiden välillä: tieteentekijät vastaavat kongressien korkeatasoisesta sisällöstä ja alan palveluntuottajat voivat tuottaa heille toimivan alustan tiedonjakamiseen ja verkostoitumiseen. Kongressit ovat yliopiston valuuttaa ja ne voivat osaltaan kasvattaa paikallisten yliopistojen ja tutkimuslaitosten mainetta ja näkyvyyttä tiedemaailmassa.
Visit Finlandiin kuuluva FCB (Finland Convention Bureau) on valtakunnallinen kokous- ja kongressialan markkinointiorganisaatio ja se on osa Business Finlandia.
Trendinä resurssiviisaus
Markkinointipäällikkö Jaana Ruponen Jyväskylän Convention Bureausta kertoo, että Jyväskylässä vuosina 2016–2018 järjestettyihin kongresseihin on osallistunut ennätyksellisen paljon delegaatteja. Osallistujamääriä on tilastoitu vuodesta 2000, ja viime vuoden osallistujamäärä oli tähän asti suurin. Vuosi 2019 oli kongressien osalta hiljaisempi, joten osallistujamäärät tulevat jäämään jonkin verran edellisistä.
– Jyväskylän mittakaavassa suuria, yli 700 hengen kongresseja ei ole tulossa tänä vuonna. 100–200 osallistujaa kerääviä on sitäkin enemmän, mutta aivan 2010-luvun lopun huippulukuihin kokonaisosallistujamäärissä ei valitettavasti tulla pääsemään. Jyväskylä Convention Bureau on kerännyt kongressidelegaateilta ja -järjestäjiltä systemaattisesti palautetta yhdeksän vuoden ajan.
– Palautteessa kehutaan kaupungin kompaktiutta, hyviä fasiliteetteja, muun muassa Tapahtumakeskus Paviljonkia ja Jyväskylän yliopiston omia tiloja ja ammattimaista palvelua, lähellä olevia elämyksellisiä oheisohjelmapaikkoja sekä korkeatasoisia hotelleja.
Haasteena Jyväskylälle on saavutettavuus.
– Lentovuorojen vähyys tässä suurimpana haasteena. Jyväskylän majoituskapasiteetti on puolestaan tällä hetkellä hyvällä tasolla. Kaupunkiin on hotellilaajennusten lisäksi tullut myös edullisempaa hostellitason majoitusta. Kaupunkiin mahtuvat hyvin kaikki tarjolla olevat kongressit.
Ruponen kertoo, että resurssiviisaus on pysyvä trendi kongressialalla.
– Kongressit ovat ajankäytöllisesti yhä tehokkaampia, mikä tietenkin tarkoittaa kongressien keston lyhenemistä.
Suomen mittakaavassa Jyväskylä on osallistujamäärältään viidenneksi vilkkain kansainvälisten kokousten ja kongressien kaupunki Suomessa.
Oheisohjelman osalta Järvi-Suomessa nautitaan pääasiassa vesillä.
– Risteily on Järvi-Suomessa ehdottomasti suosituin oheisohjelma. Saunominen esimerkiksi saunalautoilla kiinnostaa myös. Kaupungin keskustassa sijaitsevaa Jyväsjärveä ympäröivän kevyen liikenteen väylän, Rantaraitin, kiertäminen on kongressiosallistujien mukaan pitkän kongressipäivän jälkeen todella rentouttavaa ja luonnonläheistä.
Ihmisten ja yleisön pariin
Myös Tampereella oheisohjelma keskittyy veden, saunan ja luonnon ympärille.
– Tampereella on suuren kaupungin palvelut, mutta pienen kaupungin tuntu. Kaikki on kävelyetäisyydellä. Yksi Tampereen vahvuuksia on vetovoimainen korkeakouluyhteisö. Suurimmat haasteemme ovat tällä hetkellä kansainvälinen saavutettavuus ja tunnettuus ulkomailla, kertoo Tampereen Convention Bureaun asiakkuusvastaava Pia Helminen.
Kongressit ovat lyhyempiä ja ohjelmaltaan tiiviimpiä kuin aiemmin.”
Tänä vuonna kaupunkiin avautui Marriott-hotelli, ensi vuonna uusi Lapland-hotelli.
– Tapahtumafasiliteettien lisääntyessä myös paineet huonekapasiteetista kasvavat. Toki jo nyt Tampere on niin vilkas kaupunki, että aina välillä tahtoo olla useampi tapahtuma kerralla, jolloin kapasiteetti on koetuksella.
Helminen kertoo, että vastuullisuuden lisäksi tapetilla on tällä hetkellä vahvasti tapahtumallisuus.
– Tällä tarkoitan sitä, että kongressit hakeutuvat nykyään enemmän ”tavallisten ihmisten pariin” sen sijaan, että sulkeutuisivat kokonaan kongressikeskukseen. Järjestäjät haluavat päästää yleisöä joillekin luennoille. Järjestetään oheisohjelmaa, johon saavat osallistua muutkin kuin kongressivieraat. Esimerkiksi vuonna 2018 Tampereella järjestetty Robotiikkakongressi avasi näyttelynsä myös koululais- ja lukiolaisryhmille.
Paikallisuus ja tarinallisuus vetoavat
Seinäjoella järjestettiin vuonna 2018 FCB:n tilaston mukaan yksi kansainvälinen kongressi.
– Seinäjoki ei ole perinteinen kongressikaupunki, sillä meillä ei ole yliopistoa. Toki Seinäjoen ammattikorkeakoulu järjestää pienimuotoisia seminaareja ja konferensseja osana kansainvälisiä kehittämishankkeita. Isoja tapahtumatiloja meiltä kuitenkin löytyy, esimerkiksi kokous- ja kongressikeskus Frami, jossa on 400 henkilön auditoriotilat ja Seinäjoki Areena, joka taas soveltuu useamman tuhannenkin hengen tilaisuuksiin. Tilat ovat päivittäin ahkerassa käytössä, kertoo Seinäjoki Congressin myyntipäällikkö Jenniina Palmu.
– Isompien seminaarien kohdalla haasteena on välillä majoituskapasiteetin tarjonta kaupungin keskustassa ja sen tuntumassa. Hotellihuonekapasiteetti on tällä hetkellä Seinäjoella noin 700, aika ajoin tapahtumissa hyödynnetäänkin myös maakunnan sekä Vaasan hotellikapasiteettia. Seinäjoen haasteena on se, että sitä ei vielä koeta matkailukaupunkina, lukuun ottamatta massiivisia kesätapahtumia.
Seinäjoki erottautuu persoonallisilla tiloillaan ja paikallisella twistillä.
– Elämyksellisyys, virikkeellisyys ja tilojen toimivuus ovat tietysti ykkösasioita tällä hetkellä. Me korostamme paikallisuutta ja tarinallisuutta. Rytmikorjaamolla, Backstagella ja Hotelli-Ravintola Almassa on vahva, paikallinen historia ja tarina, joiden ympärille on helppo rakentaa sisältöä.
– Yksi suosituimmista oheisohjelmista tapahtumien yhteydessä on vierailu Kyrö Distilleryllä, 30 minuutin päässä Seinäjoelta. Vahvuutena meillä on sijainti, jos katsotaan Seinäjoelta Oulun ja Helsingin suuntaan: junalla matka-aika on molemmista vain 2,45 tuntia. Tampereelta juna tulee vielä nopeammin, tunnissa.
Palmu painottaa palvelua.
– Asiakkaiden kokeman henkilökohtaisen palvelun arvo korostuu, vaikka digin merkitys kasvaakin koko ajan.
Hotellien hinnat karkaavat
Helsingissä kongressien määrä kasvoi selkeästi muun muassa EU-puheenjohtajuuskauden myötä, kertoo Finlandia-talon myyntijohtaja Johanna Vappula. Viime vuonna Finlandia-talossa järjestettiin yli 70 Suomen EU-puheenjohtajakauden kokousta, muita kansainvälisiä kokouksia ja kongresseja 50 ja lisäksi vielä 50 pienempää muuta kansainvälistä tapaamista.
– Viime vuosi näyttäisi olleen Helsingissä yleisesti ottaen hyvä kongressivuosi. Me pystymme hyvin palvelemaan jopa 2 500 hengen kongresseja, isommissa kongresseissa talomme toimii loistavasti myös cocktail- tai verkostoitumistilana.
Muutaman kerran kongressin toteuttaminen Helsingissä on tyssännyt siihen, että keskustan hotellikapasiteetti ei riitä tai hotellien hinnat ovat karanneet käsistä. Vappula muistuttaa vielä, että kongressivieraat tuovat kaupunkiin rahaa moninkertaisesti verrattuna tavalliseen matkailijaan.
