Kansainvälisten yrityskokousten ja järjestökongressien parissa työskenteleville tarjoutui kuluneena kesänä useita myynti- ja markkinointitilaisuuksia. Omalle kohdalleni niistä osui kaksi. Ensimmäinen Istanbuliin, jossa järjestettiin 6.–8.6. The Future of Healthcare Meetings – a Joint ICCA & AC Forum Event, ja toinen Firenzeen, joka oli valittu Association World Congress -tapahtuman isäntäkaupungiksi 9.–12.7.
Sukellus lääketieteen alan järjestöjen haasteisiin
ICCA (International Congress and Convention Association) tarjosi jäsenilleen mahdollisuuden osallistua tapahtumaan, jossa saimme kuulla, minkälaisten haasteiden edessä lääketieteen ja terveydenhuollon alan järjestöt juuri nyt ovat. Samalla oli tilaisuus edistää jo aloitettuja kongressihankkeita ja verkostoitua uusien tuttavuuksien kanssa. Istanbuliin kokoontui noin sata järjestöä ja palvelujen tarjoajaa. Tapahtumapaikaksi oli valittu kaupungin uusin ja suurin kongressikeskus Istanbul Congress Center.
Kolmen päivän ohjelma koostui luennoista, tietoiskuista, ryhmätöistä ja tutustumiskäynneistä eri kohteisiin. Mieleeni jäi erityisesti nuorten lääkäreiden ajatukset tulevaisuudestaan muuttuvassa työympäristössä, käytännön esimerkit kongressien vastuullisuustoimista ja legacy -ohjelmista, alan kongresseja koskevat yleiset määräykset sekä ryhmätyö, jossa saimme kokeilla tekoälysovelluksia ChatGPT, Bard, Perplexity.ai, You.com, Poe ja Koala Chat. Mainioita apuvälineitä olivatkin, mutta hetkittäin järjestömaailman lainalaisuudet hieman hukassa. Odotin innolla myös esitystä, joka koski Helsingin Messukeskuksessa heti seuraavalla viikolla järjestettävää Radical Health Festival -tapahtumaa. Saimme pian iloita Pasilassa hienosta onnistumisesta!
Paikalliset isännät totesivat turismin olevan Turkissa taloudellisen kasvun moottori ja vahvistuvan entisestään. Joka viides työpaikka löytyy matkailualalta tarkoittaen heillä 10 % koko maan työvoimasta. Tämä näkyy luonnollisesti siinä, miten paljon myös Istanbulissa panostetaan kongressimatkailun kehittämiseen.
Myyntitapaamisia Firenzen helteissä
Seuraava työmatkani suuntautui Firenzeen kesken heinäkuun tukahduttavan helleaallon. Lämpötila kipusi Toscanan alueella päivittäin lähes 40 asteeseen, kun Association of Association Executives (AEE) isännöi vuosittaista kongressiaan. Association World Congress keräsi Firenzeen 170 järjestöä ja samassa yhteydessä järjestetty myyntitapahtuma 70 kokous- ja kongressialan toimijaa. Jokaiselle myyjälle oli varattu oma pöytäpaikkansa, minkä lisäksi saimme seurata järjestöille suunnattua luento-ohjelmaa tarkkailijan ominaisuudessa.
Järjestöt keskustelivat paljon siitä, miten onnistua jäsenhankinnassa ja kuinka saavat jäsenet osallistumaan kongresseihin tilanteessa, jossa pelätään WHO:n ennustamaa uutta pandemiaa. Lisäksi pohdittiin etätyön lisääntymistä ja matkustushalukkuutta, kestävää kehitystä, sponsorirahoituksen saannin vaikeutta ja kustannusten rajua nousua. Tutut sanat Sustainability, Accessibility & Diversity olivat saaneet uuden lyhenteen S.A.D. ja vahvan kehotuksen ”Don’t tell it, show it!”.
Ratkaisujakin haettiin ja esille nousi mm. kohdennettu delegaattimarkkinointi, riskien jakaminen sponsoreiden kanssa, joustavat ehdot kongressitaloilta, edullisemmat kakkoskaupungit ja destinaation valinta sen pohjalta, kuuluuko se kymmenen parhaan joukkoon YK:n SDG Indexissä. Hurraa – kärkisijaa on jo monen vuoden ajan pitänyt Suomi!
Firenzessä jaettiin myös palkintoja. Mukavinta oli kuulla, että Housing Europe -järjestön kesällä 2022 Helsingissä järjestämä noin 1000 osallistujan International Social Housing Festival palkittiin parhaana sarjassa Best Event of the Year!
Helsingin Messukeskus kisaa parhaillaan ainakin yhdestä kongressista Firenzen kanssa, joten oli mielenkiintoista katsella kaupunkia silläkin silmällä. Association World Congress järjestettiin Palazzo degli Affarissa, joka on osa Firenzen messujen laajempaa kokonaisuutta.
Hotelleja löytyi runsain mitoin aivan kokouspaikan vierestä, vastaanotolle kokoonnuimme kongressikeskuksen puutarhaan ja iltajuhlaa vietettiin vanhassa palatsissa lyhyen kävelymatkan päässä. Kaikkialle pääsi kävellen ja lentokentällekin 20 minuutissa raitiovaunulla. Liikkuminen oli siis kaikin puolin kätevää ja ympäristöystävällistä, joskin Firenzen pikkuruinen lentokenttä ruuhkautui mennen tullen, kun lennot myöhästyivät ukkosmyrskyjen takia. Järjestelmällisyys ja opasteet olivat kaikkialla hieman hakusessa, mutta muutoin palvelu tavattoman ystävällistä. Kun vielä ajatellaan kaupungin historiaa, nähtävyyksiä, museoita, arkkitehtuuria ja ruokakulttuuria, Firenze on kieltämättä vetovoimainen kongressikaupunki.
Destinaatio edellä
Firenzessä oli mahdollista sopia etukäteen tapaamisia asiakkaiden kanssa ja tätä täydensi hienosti spontaanit keskustelut kahvi- ja lounastauoilla ja tietysti iltatilaisuuksissa. Vaikka Istanbulissa ei ollut järjestettyjä ennakkotapaamisia, tapahtuman luonne tarjosi mainioita tilaisuuksia verkostoitumiseen. En palannut toimistoon tyhjin käsin, vaan sain useita kongresseja eteenpäin työstettäväksi ja lisää oppia ja evästystä järjestöasiakkaiden kanssa toimimiseen.
Kansainvälistä kongressimyyntiä tehdään yhä edelleen destinaatio -kärjellä. Hyvin usein on ensin myytävä Suomi, sitten Helsinki ja vasta viimeiseksi oma talo ja muut paikalliset kumppanit palveluineen. Sekä Istanbulissa että Firenzessä keskustelua herätti mm. Suomen Nato-jäsenyys, maineemme maailman onnellisimpana kansana ja Helsingin startup scene. UIA:n (Union of International Associations) viimeisimpien tilastojen mukaan Suomi on maailman 13. suosituin kongressimaa ja Helsinki 11. suosituin kaupunki. Tätä viestiä vie mielellään eteenpäin myös maailmalla.
Teksti: Kongressipäällikkö Kaiju Pitkänen, Helsingin Messukeskus
