Congress Network Finland ry:n säännöt
(vahvistettu 9.10.2014)
1 Nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Congress Network Finland ry ja sen kotipaikka on Helsingin kaupunki.
2 Tarkoitus
Yhdistyksen tarkoituksena on edistää kokous-, kongressi- ja tapahtumatoimialoilla toimivien henkilöiden ja yhteisöjen verkostoitumista sekä ammatillista kehittymistä,
alan tutkimustoimintaa ja tiedon välitystä. Yhdistyksen tarkoituksena ei ole tuottaa välitöntä taloudellista etua.
3 Toimintamuodot
Yhdistys toteuttaa tarkoitustaan järjestämällä ja tukemalla koulutus- ja verkostoitumistoimintaa sekä tutustumisvierailuja ja opintomatkoja. Lisäksi yhdistys voi tukea kongressialan tutkimustoimintaa. Yhdistys pyrkii saavuttamaan tarkoituksensa myös muita samantapaisia toimintamuotoja käyttäen. Yhdistys tekee tiivistä yhteistyötä Suomessa järjestettävien kansainvälisten kokousten, kongressien ja tapahtumien markkinoinnista vastaavan valtiollisen tahon kanssa.
4 Jäsenyysehdot
Yhdistyksen jäseneksi voi liittyä oikeuskelpoinen osakeyhtiö, osuuskunta, yhdistys, säätiö tai muu yhteisö tai henkilö, jonka yhdistyksen hallitus kirjallisesta hakemuksesta jäseneksi hyväksyy. Jäsenen, joka haluaa erota yhdistyksestä, tulee ilmoittaa siitä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka suullisesti yhdistyksen kokouksen pöytäkirjaan vähintään kaksi kuukautta ennen kalenterivuoden päättymistä, jolloin ero tulee voimaan kalenterivuoden päättyessä. Jäsen on kuitenkin oikeutettu eroamaan viimeistään vuoden kuluttua eroilmoituksesta.
Yhdistyksen hallitus voi päättää jäsenen erottamisesta, jos tämä toimii yhdistyksen tarkoitusta vastaan tai on jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin tämä on yhdistykseen liittymällä sitoutunut, tai jos jäsen on menettänyt oikeuskelpoisuutensa.
5 Jäsenmaksut
Yhdistys perii vuotuisen jäsenmaksun. Jäsenmaksusta päätetään vuosittain syyskokouksessa.
6 Hallitus
Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vähintään neljä ja enintään kuusi jäsentä. Hallituksen jäsenet valitaan kahdeksi vuodeksi kerrallaan. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta ja on päätösvaltainen, jos puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna vähintään puolet hallituksen jäsenistä on saapuvilla. Kutsu hallituksen kokoukseen on toimitettava vähintään viikkoa ennen kokousta.
Hallituksen kokouksista on pidettävä pöytäkirjaa. Jos hallituksen jäsen eroaa kesken toimikauttaan, voidaan hänen tilalleen valita uusi jäsen yhdistyksen seuraavassa kokouksessa.
7 Nimen kirjoittaminen
Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja yksin taikka kaksi hallituksen
jäsentä yhdessä. Lisäksi hallitus voi valtuuttaa yhden tai useamman toimihenkilön yksin
kirjoittamaan yhdistyksen nimen.
8 Tilintarkastajat
Yhdistyksellä on yksi varsinainen tilin- tai toiminnantarkastaja ja yksi varatilin-tai toiminnantarkastaja. Tilin- tai toiminnantarkastajien toimikausi on yksi vuosi.
9 Yhdistyksen tilikausi
Yhdistyksen toimi- ja tilikautena on kalenterivuosi. Tilinpäätös on jätettävä viimeistään helmikuun viimeiseen päivään mennessä tilintarkastajalle, jonka tulee antaa lausuntonsa neljän viikon kuluessa tilien vastaanottamisesta.
10 Yhdistyksen kokoukset
Yhdistyksellä on kaksi varsinaista kokousta, joista kevätkokous pidetään kunakin vuonna ennen huhtikuun loppua ja syyskokous ennen marraskuun loppua. Ylimääräinen kokous on kutsuttava koolle kuukauden kuluessa siitä, kun 1/10 äänioikeutetuista jäsenistä on sitä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselta vaatinut. Yhdistyksen kokous tai hallitus voivat itsekin päättää kutsua ylimääräisen kokouksen koolle.
Kutsu yhdistyksen kokoukseen toimitetaan kullekin jäsenelle vähintään kymmentä päivää ennen kokousta lähetetyllä kirjeellä tai sähköpostitse jäsenen ilmoittamaan osoitteeseen. Muut tiedonannot jäsenille toimitetaan niin ikään kirjeellä tai sähköpostitse. Jos yhdistyksen kokouksessa äänestetään, jokaisella jäsenellä on yksi ääni. Jäseninä olevilla luonnollisilla henkilöillä ei kuitenkaan ole äänioikeutta.
Yhdistyksen syyskokouksessa:
1) Valitaan kokouksen puheenjohtaja sihteeri sekä kaksi pöytäkirjantarkastajaa, jotka
tarvittaessa toimivat myös ääntenlaskijoina
2) Todetaan kokouksen laillisuus
3) Vahvistetaan seuraavan vuoden toimintasuunnitelma
4) Päätetään seuraavan vuoden jäsenmaksuista
5) Vahvistetaan seuraavan vuoden talousarvio
6) Päätetään hallituksen jäsenten lukumäärä
7) Valitaan hallituksen jäsenet erovuoroisten tilalle
8) Valitaan tilin- tai toiminnantarkastaja ja hänen varamiehensä
9) Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat
Yhdistyksen kevätkokouksessa:
1) Valitaan kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri sekä kaksi pöytäkirjantarkastajaa,
jotka tarvittaessa toimivat myös ääntenlaskijoina
2) Todetaan kokouksen laillisuus
3) Esitetään hallituksen kertomus edelliseltä toimikaudelta
4) Esitetään tilinpäätös edelliseltä tilikaudelta
5) Esitetään tilintarkastajan kertomus
6) Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta
7) Päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille tilivelvollisille
8) Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat
11 Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen
Näiden sääntöjen muuttamista ja yhdistyksen purkamista koskevan päätöksen tekemiseen yhdistyksen kokouksessa tarvitaan ¾ kaikista äänestyksessä annetuista äänistä.
Yhdistyksen purkautuessa on sen varat käytettävä yhdistyksen viimeisen kokouksen päättämällä tavalla yhdistyksen tarkoitusta tai toimintaa lähellä olevaan yleishyödylliseen tarkoitukseen.
