Näin Pohjoismaat kokoustavat – suomalaiset haluavat suorittaa, norjalaiset viihtyä

Norjalaiset haluavat viihtyä, ruotsalaiset ja tanskalaiset puolestaan minimoida kokousmatkoihin kuluvan ajan. Suomalaisille kokousten järjestämisessä tärkeintä on, että kaikki sujuu niin kuin on suunniteltu. Varmistelun kulttuuri on kuitenkin muuttumassa: nyt myös kokouksista halutaan tehdä elämyksiä.

Pohjoismaissa yrityksen kokouspaikan valintaan vaikuttavat eniten sijainti sekä ammattitaitoinen ja laadukas palvelu. Suomalaiset kokousjärjestäjät arvostavat kaikkein eniten henkilökohtaista palvelua. Tulokset selviävät Scandicin toteuttamasta kyselystä.*

Ruotsalaisille ja tanskalaisille tärkeintä on kokouksen sijainti. Norjalaiset nauttivat eniten viihtyisästä kokousympäristöstä. Lisäksi kokousammattilaiset kaikissa Pohjoismaissa toivovat kokouspaikalta muokkautuvuutta, valoisuutta, ainutlaatuisuutta sekä innovatiivista sisustusta. Myös tekniikan on pelattava.**

Pohjoismainen kokouskulttuuri rantautumassa myös Suomeen

Suomalaisille kokousta järjestettäessä tärkeintä on varmuus, että kokous onnistuu ja kaikki menee hyvin.

”Suomalaiset järjestävät usein kokouksia sen takia, että niin on aina tehty ja kokous pitää järjestää. Tämä kulttuuri on kuitenkin muuttumassa: kokouksilta vaaditaan yhä enemmän tuloksia”, kuvailee Scandic Hotelsin kokousmyynnin johtaja Lenita Pihl-Salminen.

Muut Pohjoismaat ovat piirun verran edellä suomalaisia kokoustajia, ja myös tottuneempia järjestämään kokouksia. Kyselyn perusteella esimerkiksi norjalaiset haluavat kokouksilta myös elämyksiä. On tärkeää, että kokoukseen luodaan oikea tunnelma ja fiilis on hyvä.

”Naapurimaihin jo rantautunut uudenlainen johtamiskulttuuri alkaa näkyä myös suomalaisten tavassa järjestää kokouksia. Kokouksille määritellään selkeät tavoitteet, joiden on täytyttävä, jotta tapaaminen on onnistunut. Johtajavetoisesta kokoustamisesta siirrytään yhä enemmän osallistavaan workshop-työskentelyyn, ja kokousten suunnittelussa käytetään apuna erityisiä kokousasiantuntijoita”, Pihl-Salminen kertoo.

Suomalainen kokoustaja, poimi nämä vinkit naapurimaista:

1. Paikan valinta on ruotsalaisille tärkeää: He eivät halua matkustaa liian pitkälle kokoustamaan. Kannattaa valita myös tarpeeksi iso kokouspaikka osallistujamäärään nähden niin, että kaikilla on tilaa liikkua, hengittää ja ideoida. Kokoustilan olisi hyvä olla joustava, viihtyisä ja sellainen, jossa voi sekä istua että seistä.

2. Tanskalainen haluaa kokouksen hyvällä sijainnilla ja rahalleen vastinetta. Hyvä palvelutaso vaikuttaa kokouksen tuloksiin. Panosta siis sijaintiin ja palveluun!

3. Norjalaiset ovat viihtymisen mestareita: Tuo kokoukseen jokin yllättävä positiivinen lisä ja pyri saamaan kokoustajissa aikaan wau-efekti. Norjalaiset laittavat vaikka diskopallon pyörimään, jotta kokouksesta tulee hauskempi.

4. Vaadi ammattitaitoa kokouksen järjestäjältä. Erityisesti ruotsalaiset arvostavat rautaista ammattitaitoa ja haluavat määritellä tarkkaan kokouksen tavoitteet. He myös vaativat kokouksen järjestäjältä tavoitteiden ymmärtämistä ja niiden toteuttamista.

*Lähde: Scandic Hotels -ketjun pohjoismaisille kokousjärjestäjille teettämä faktorianalyysi, joka tehtiin tammi-helmikuussa 2017.

**Lähde: Tiedot ovat peräisin Etuma Oy:n vuonna 2016 toteuttamasta asiakaskyselystä, johon haastateltiin yli 1000 suomalaista.

Scandic is the largest hotel company in the Nordic region with 15,000 team members and a network of close to 230 hotels with about 44,000 hotel rooms in operation and under development. Scandic Friends is the biggest loyalty program in the Nordic hotel sector with 2 million members. Corporate responsibility has always been a part of Scandic’s DNA and Scandic has been named Best Hotel Brand in the Nordic countries (BDRC). Since December 2, 2015, Scandic has been listed on Nasdaq Stockholm. www.scandichotelsgroup.com