Blogi: Benchmarking -matkan suunnittelu

Teksti: Pia Helminen, Visit Tampere Oy, Tampere Convention Bureau

Nyt kun viimeisin benchmarking -matkamme on takanapäin, on hyvä hetki miettiä, mitä kaikkea sen toteutus on vaatinut. Puolentoista päivän reissu ei kuitenkaan syntynyt ihan käden käänteessä.
Jo neljä matkaa järjestäneenä on siihen kuitenkin kehittynyt tietynlainen sabluuna.

1.    Ideointivaihe
Kun lähdin miettimään, mihin päin maailmaa voisimme tällä kertaa suunnata, käännyin ensimmäisenä edellisen matkan palautekyselyn puoleen. Mikäli mielii matkoille osallistujia, pitää luonnollisesti kuunnella sinne potentiaalisesti lähteviä. Palautekyselyn lisäksi käänsin katseeni ICCAn (International Congress and Convention Association) uutisiin. Mietin, onko jokin destinaatio, joka erityisesti nousee esiin? Kohde, joka on syystä tai toisesta saanut huomiota.

a.    Palautekysely
Se, mikä minulle oli jäänyt päällimmäisenä mieleeni Berliinin matkasta, oli se palaute, että vaikka kohde oli ihan mielenkiintoinen, ei siihen voinut kovin hyvin suomalaisena samaistua. Berliini kun on pääkaupunki, ja vieläpä keskellä kaikkea. Ei heidän kuulemma Berliinissä tarvitse sen kummemmin markkinoida – ihmiset tulevat silti. Tämän perusteella päätin siirtää katseeni joko syrjäiseen tai kakkoskaupunkiin.

b.   ICCAn uutisia
ICCA palkitsee joka vuosi parhaat markkinointiponnistukset, ja vuonna 2018 ICCA:n Best Marketing Award -finalisteja olivat The Hague Convention Bureau, VisitScotland ja Serbia Convention Bureau.

Vuoden 2019 matkakohdevaihtoehdoiksi valikoituivat Haag (kakkoskaupunki), Oslo (kaukana), Gdansk (kakkoskaupunki ja kaukana).

2.    Näkemisen arvoisia paikkoja
Kun olin mielessäni valinnut muutaman kohteen, lähdin selvittämään, mitä nähtävää näissä paikoissa kokousmatkailun kannalta on. Tähän tarkoitukseen ei löydy mitään parempaa kuin kaupunkien convention bureau’den omat sivut. Valitsin kohteiksi jokaiselle jotakin, mielellään otsikolla unique venues, tms. Kun kolmesta paikata oli tällainen listaus tehty, esittelin löydökseni hallitukselle. Tällöin elettiin alkusyksyä. Hallituksen kesken pohdimme vaihtoehtoja, ja päädyimme äänestyksen kautta Haagiin.

3.       Tärkeät kontaktit
Kongressialalla yhteistyö on tärkeää ja sitä pidetään itsestään selvänä. Siitäkin syystä on helppoa olla convention bureaun edustajana yhteydessä kollegaan missä tahansa muussa kaupungissa. Tietysti asioiden hoitaminen sujuu vieläkin luontevammin, jos sattuu tuntemaan kyseisen kaupungin ihmisiä entuudestaankin. Yhden The Hague Convention Bureaun henkilön olin tavannut ICCA:n tilaisuuksissa pari kertaa, joten olin häneen yhteydessä. Esitin valitsemani listauksen tutustumiskohteista ja kysyin, vaikuttiko se hänestä hyvältä. Haagin kohteista minulle ehdotettiin vielä visiittiä Fokker Terminaaliin, sillä sitä ei listaltani löytynyt.

4.       Varausten aika
Koska CNF:n hallitustyöskentely tehdään OTO:na, olemme joka vuosi palkanneet ulkopuolisen yrityksen hoitamaan käytännön järjestelyt. Kuten jo useamman vuoden ajan, myös tänä vuonna RTG Sales Oy:n Terhi Karresmaa huolehti järjestelyistä. Terhi vastasi tapaamisten sopimisesta antamieni aikataulujen ja yhteyshenkilöiden kanssa; hän varasi bussit ja ravintolat, otti vastaan ilmoittautumiset, ilmoitti ravintoloihin ruokavaliosta, jne. Eli ilman Terhiä ei tästäkään matkasta olisi tullut mitään.

5.       Loppusilaus
Vähän ennen h-hetkeä oli loppusilauksen aika. Lähetin yhteyshenkilöille vielä tervehdysviestin kera meidän ohjelman ja osallistujalistan, jotta vierailukohteet osaisivat varautua meidän tuloon.
(Tämähän on kuin minkä tahansa site visitin tekemistä, mutta vieraassa kaupungissa, mikä kieltämättä lisää hieman jännitysmomenttia).

Lopuksi vielä kaikki mahdolliset yhteystiedot, listat, puhelinnumerot jne. paperiprinttinä mukaan (en luota teknologiaan) ja avot – matka alkakoon!

 

Tulevia tapahtumia

Congress Network Finland ry
© 2017 Congress Network Finland ry
Y-tunnus: 0221169-6