Tärkeimpiä tekijöitä kongressikohteen valinnassa

Kongressikohteen valintaan vaikuttavat matkustamisen helppous, tilojen saatavuus ja hintataso.

UIA (Union of International Associations) julkaisi joulukuussa tutkimusraportin (UIA Survey 2022 – Continued COVID 19 Impact on International Association Meetings), joka käsittelee kongressijärjestäjien tuntoja koronapandemian jälkeen. Kyselyyn vastasi noin 1000 kansainvälisen järjestön edustajaa, jotka järjestävät kansainvälisiä kokouksia ja kongresseja.

LISTAN KÄRJESSÄ SAAVUTETTAVUUS JA TILAVAATIMUKSET

UIA selvitti kyselyssään, mitä asioita järjestöt painottavat kokouskohteen valinnassa. Kyselyn mukaan kongressijärjestäjän toivelistalla ovat muun muassa:

• kohteeseen matkustamisen helppous: suorat lentoyhteydet, lentohinnat, kohteen läheisyys osallistujien lähtömaahan (lentoaika)
• kokoustilojen riittävyys: tilojen koko ja määrä, joustavuus tilaratkaisuissa, riittävä yksityisyys (ei muita tapahtumia samoissa tiloissa)
• kokouspaikan saavutettavuus: julkinen liikenne, hotellien ja kokouspaikan läheisyys
• riskien minimointi: joustavat ja selkeät sopimus- ja peruutusehdot, ei piilokuluja
• hintataso

Muita kohteen valintaan vaikuttavia tekijöitä ovat:

• kokouspaikan tekniset ratkaisut: mahdollisuus hybridi- ja virtuaalitoteutuksiin
• terveysturvalliset ratkaisut ja niistä viestiminen
• osallistujien henkilökohtainen turvallisuudentunne, geopoliittinen turvallisuustilanne

USKO FYYSISIIN TAPAHTUMIIN ON VAHVA

Järjestöt raportoivat UIA:n kyselyssä myös useista asioista, jotka parantuivat pandemian aikana ja sen jälkeen. Näitä ovat mm.

• kansainvälisten huippupuhujien saatavuus on parantunut: puhujien ei aina tarvitse matkustaa yhtä esitystä varten, kun puheenvuoron voi pitää virtuaalisesti
• virtuaali- ja hybridikongressit tasapuolistavat osallistumismahdollisuuksia; niihin on mahdollista saada osallistujia myös matalan tulotason maista
• henkilökohtaisten kohtaamisten merkitys on korostunut
• vastuullisuusajattelu on nousussa
• tapahtuman pitkäaikaiset vaikutukset: positiivisen jäljen jättäminen tapahtumakaupunkiin on tärkeä osa kongressin suunnittelua

Vastauksissa korostuvat erityisesti kasvokkain tapahtuvien kohtaamisten merkitys ja hyödyt: “Virtuaalitapahtumat ovat hyviä, mutta fyysiset kokoukset ovat tehokkaampia.” “Olemme oppineet arvostamaan kasvokkain kohtaamista.” Moni vastaaja totesi hybriditoteutusten olevan kalliita pienille järjestöille, eikä niiden tuottama osallistujakokemus ole tasapuolinen. Fyysisten tapahtumien ei uskota vähenevän tai häviävän, vaan niiden odotetaan jatkossakin kiinnostavan osallistujia, tarjoavan heille monipuolisia elämyksiä ja kokemuksia sekä vahvistavan yhteenkuuluvuuden tunnetta. “Tuskin kukaan haluaa viettää yhtään enempää aikaa ruudun ääressä kuin on pakko.”

Tutkimuksen taustaa: Tutkimukseen vastasi noin tuhat kansainvälisen järjestön edustajaa. Siihen vastanneiden järjestöjen kongresseista 58 % oli kooltaan alle 250 osallistujaa ja 18 % kooltaan 251-500 osallistujaa. Vuonna 2022 kongresseja jouduttiin vielä peruuttamaan, siirtämään ja muuttamaan virtuaaliseen muotoon pandemian takia. Neljäsosa vastaajista kertoi kuitenkin sopivan virtuaalialustan valinnan olevan haaste tapahtumien toteuttamisessa. Vuoden 2022 kansainväliset kongressitilastot valmistuvat kesäkuussa 2023.

Mikäli haluat tutustua tutkimukseen tarkemmin, ota yhteyttä FCB:hen. FCB vastaa Suomen markkinoinnista kansainvälisten kongressien ja yritystapahtumien kohteena sekä kansainvälisten järjestökongressien tilastoinnista Suomessa.