Tietosuojaseloste

Congress Network Finland ry on päivittänyt tietosuojakäytäntöään, jotta jäsenet saisivat paremman käsityksen siitä, mitä tietoja keräämme ja miksi. Lisäksi parannamme yksityisasetusten tarkistusta ja muita hallintatoimintoja, jotka suojaavat jäsentietoja ja yhteyshenkilöiden yksityisyyttä.

Haluamme esitellä käytäntömme paremmin ja selkeyttää, miten jäsenet voivat päivittää, hallinnoida, viedä ja poistaa tietojaan.
Päivitysten syynä on yleinen tietosuoja-asetus (GDPR), joka astui voimaan Euroopan unionissa. GDPR-asetus yhtenäistää EU:n tietosuojalakeja ja määrittää, miten yritysten on esiteltävä omaa tietojenkäsittelyään. Tällä tarkennetaan yritystoiminnan avoimuuden sääntöjä. Tämän takia päivitämme omaa tietosuojakäytäntöämme vaatimusten mukaisesti

Rekisterinpitäjä

Congress Network Finland ry (Y-tunnus 0221169-6)
Nisulankatu 21 B 13
40720 JYVÄSKYLÄ

puh. 044 7700 359

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Sihteeri Tuula Poutanen
Nisulankatu 21 B 13, 40720 Jyväskylä
sähköposti: toimisto@cnf-ry.fi

Rekisterin nimi

Congress Network Finland ry:n jäsenrekisteri

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät jäsensuhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen, palveluiden ja tuotteiden tarjoamiseen, myyntiin ja toimittamiseen, asiakaspalautteiden keräämiseen ja mielipidetutkimuksiin sekä palvelujen ja tuotteiden kehittämiseen ja laskutukseen. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa. Lisäksi henkilötietoja käsitellään jäsenistölle suunnatussa viestinnässä kuten tiedotus- ja uutisointitarkoituksissa. Jäsenillä on oikeus pyytää poistamaan organisaatiotaan tai edustajiaan koskevat tiedot rekisteristä.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on joko se, että rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a) tai käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b) taikka käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f).

Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja voivat olla:

  • Nimi
  • Titteli
  • Organisaatio
  • Asiakasnumero
  • Puhelinnumero
  • Osoite
  • Sähköpostiosoite
  • Kotikunta
  • Kutsumanimi/tunnus
  • Käyttäjän itse luomat tiedot (esim. viestit, asetukset ja kuvat)
  • Ostohistoria ja laskutustiedot
  • Verkkopalveluiden käyttämiseen liittyvät tiedot
  • Terveystieto (erityisruokavaliot ja ruoka-aineallergiat ravintolavarausten yhteydessä)
  • Suostumukset/kiellot suoramarkkinoinnille
  • Verkkoyhteyden IP-osoite.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan pääosin jäsenorganisaatiolta tai rekisteröidyltä itseltään. Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseniltä mm. WWW-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse tai sosiaalisen median palvelujen kautta ja muista tilanteista, joissa jäsen luovuttaa tietojaan.

Tietojen säännömukaiset luovutukset ja käsittelijät

Rekisterinpitäjä voi käyttää tietojen käsittelytehtävien teknisessä, kaupallisessa tai operatiivisessa toteuttamisessa sen lukuun toimivia sopimuskumppaneita, joille saatetaan yhteistyön puitteissa siirtää henkilötietoja tietosuojasopimuksen puitteissa.

Lisäksi tietoja luovutetaan seuraaville tahoille:

  • Henkilötietoja (mm. nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, erikoisruokavaliot ja ruoka-aineallergiat) luovutetaan yhdistyksen tapahtumia järjestäville jäsenorganisaatioille asiakaspalveluiden toteuttamiseksi ja laskutuksen hoitamiseksi.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Rekisterinpitäjä varmistaa näissä siirroissa tietosuojan riittävän tason Suomen ja EU:n lainsäädännön vaatimilla tavoilla, esimerkiksi käyttäen Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita koskien henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Jäsenviestinnässä voidaan käyttää profilointia ja automaattista päätöksentekoa.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot on suojattu toimialalla yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin teknisin keinoin kuten palomuurein ja salasanoin. Muut kuin sähköisessä muodossa olevat rekisterin henkilötietoja sisältävät aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin asiattomilta on pääsy estetty. Tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Kaikkia henkilötietojen käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.

Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Tämän tietosuojaselosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään niin kauan kun rekisterinpitäjä hyödyntää tietoja tässä dokumentissa kuvattuihin tarkoituksiin. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot poistetaan kun niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta, esimerkiksi kirjanpidon säilyttämisvelvoitetta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

(a) oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä seuraavat tiedot: (i) käsittelyn tarkoitukset; (ii) kyseessä olevat henkilötietoryhmät; (iii) vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa; (iv) mahdollisuuksien mukaan henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit; (v) rekisteröidyn oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä; (vi) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle; (vii) jos henkilötietoja ei kerätä rekisteröidyltä, kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot (GDPR 15 art.). Nämä kuvatut perustiedot (i)–(vii) annetaan rekisteröidylle henkilölle tällä lomakkeella;

(b) oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen (GDPR 7 art.);

(c) oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin (GDPR 16 art.);

(d) oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen, että (i) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin; (ii) rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; (iii) rekisteröity vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai rekisteröity vastustaa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksia varten; (iv) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai (v) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 17 art.);

(e) oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos (i) rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden; (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai (iv) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet (GDPR 18 art.);

(f) oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu asetuksen tarkoittamaan suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti (GDPR 20 art.);

(g) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR 77 art.).

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle osoitteeseen toimisto@cnf-ry.fi. Tietosuojasyistä edellytämme pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä noutaessaan laadittua raporttia.

Tietosuojaselosteen päivittäminen

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Tulevia tapahtumia

    Tapahtumia tulossa.
Congress Network Finland ry
© 2017 Congress Network Finland ry
Y-tunnus: 0221169-6